Інтеграція BAS з API: які задачі бізнесу можна автоматизувати

Сучасна облікова система рідко працює повністю окремо від інших сервісів. Компанії використовують сайти, інтернет-магазини, CRM, банківські системи, маркетплейси, служби доставки та внутрішні корпоративні рішення.

Якщо інформацію між такими системами постійно переносять вручну, виникають зайві витрати часу, дублювання даних і ризик помилок. Один зі способів вирішити цю проблему — налаштувати інтеграцію BAS з API.

Що таке API простими словами

API — це механізм, за допомогою якого одна система може передавати або отримувати дані від іншої за визначеними правилами.

Наприклад, сайт може передати в BAS нове замовлення, а BAS у відповідь — актуальний залишок товару або статус виконання.

Користувачу при цьому не потрібно вручну копіювати інформацію між системами.

Для інтеграції важливо, щоб зовнішній сервіс мав доступний механізм обміну: API, веб-сервіс або інший документований спосіб передачі даних.

Які задачі можна автоматизувати

Інтеграція не обов’язково означає складний двосторонній обмін. Іноді достатньо автоматизувати лише одну конкретну операцію.

Обмін з інтернет-магазином

BAS може отримувати:

• замовлення клієнтів;
• інформацію про оплату;
• дані покупця;
• склад замовлення;
• спосіб доставки.

У зворотному напрямку можна передавати:

• ціни;
• залишки;
• статуси замовлень;
• номенклатуру;
• характеристики товарів.

Це дозволяє зменшити ручну роботу менеджерів і підтримувати актуальність інформації на сайті.

Інтеграція з банківськими сервісами

Обмін з банком може бути корисним для автоматизації роботи з платежами.

Залежно від можливостей банку та задачі можна:

• отримувати банківські операції;
• завантажувати виписки;
• створювати платіжні документи;
• зіставляти платежі з документами BAS;
• контролювати результат обміну.

Особливо важливо передбачити обробку ситуацій, коли зовнішній сервіс тимчасово недоступний або повертає неповні дані.

BAS та CRM

Якщо відділ продажів працює у CRM, а облік ведеться в BAS, між системами часто потрібно синхронізувати інформацію.

Наприклад:

• клієнтів;
• угоди;
• замовлення;
• рахунки;
• оплати;
• статуси виконання.

При цьому необхідно заздалегідь визначити, яка система є основною для кожного виду даних.

Якщо цього не зробити, можуть виникнути дублікати або конфлікти при одночасній зміні інформації у двох системах.

Інтеграція з маркетплейсами

Для компаній, які продають товари через маркетплейси, ручна обробка великої кількості замовлень швидко стає незручною.

Автоматизувати можна:

• отримання замовлень;
• оновлення залишків;
• передачу цін;
• зміну статусів;
• формування даних для відвантаження;
• отримання інформації про оплату.

Конкретний набір можливостей залежить від API самого маркетплейсу.

Служби доставки

Інтеграція зі службою доставки може прибрати частину повторюваних операцій при оформленні відправлень.

Наприклад, із BAS можна:

• передавати дані одержувача;
• створювати відправлення;
• отримувати номер накладної;
• розраховувати доставку;
• оновлювати статус відправлення.

Це особливо корисно, якщо компанія щодня формує значну кількість відправлень.

Односторонній та двосторонній обмін

Перед початком розробки потрібно визначити напрямок передачі даних.

Односторонній обмін означає, що одна система тільки передає інформацію іншій.

Наприклад:

BAS → сайт

передає ціни та залишки.

Двосторонній обмін передбачає передачу даних в обох напрямках:

BAS ↔ сайт

Сайт передає замовлення, а BAS повертає їх статуси.

Двостороння інтеграція складніша, тому що потрібно визначити правила синхронізації та уникнути повторного створення одних і тих самих даних.

Що потрібно врахувати перед розробкою

Наявність API ще не означає, що інтеграцію можна починати без попереднього аналізу.

Потрібно визначити:

1. Які дані передаються.
2. У якому напрямку.
3. Як часто виконується обмін.
4. Як зіставляються об’єкти двох систем.
5. Що робити при помилці.
6. Як контролювати результат.
7. Чи можна повторити невдалу операцію без дублювання даних.

Чим точніше визначені ці правила, тим стабільніше працюватиме інтеграція.

Періодичний обмін або обмін у реальному часі

Не кожна задача потребує миттєвого обміну.

Іноді достатньо запускати інтеграцію:

• раз на декілька хвилин;
• раз на годину;
• кілька разів на день;
• вручну за командою користувача.

Наприклад, залишки товарів можна періодично синхронізувати, а нове оплачене замовлення може вимагати швидшої обробки.

Періодичність потрібно підбирати під реальну бізнес-задачу, а не просто використовувати максимально часті запити.

Обробка помилок

Зовнішній сервіс може бути тимчасово недоступний, змінити формат відповіді або повернути помилку.

Тому хороша інтеграція повинна не тільки передавати дані, але й контролювати результат.

Корисно передбачити:

• журнал обміну;
• збереження тексту помилки;
• повторну обробку;
• захист від дублювання;
• повідомлення користувачу;
• контроль дати та часу останнього успішного обміну.

Це значно спрощує пошук проблем у реальній роботі.

Чи завжди потрібен API

Ні.

Іноді зовнішня система не має API або задача простіше вирішується іншим способом.

Для обміну можуть використовуватися:

• CSV;
• XML;
• JSON-файли;
• Excel;
• DBF;
• SFTP;
• інші доступні формати.

У такому випадку можна розробити обробку завантаження або вивантаження даних.

Тому перед реалізацією важливо вибрати не найскладнішу технологію, а найбільш надійний спосіб вирішення конкретної задачі.

Коли потрібне доопрацювання BAS

Для інтеграції зазвичай необхідно додати в конфігурацію певну логіку.

Це можуть бути:

• нові регістри;
• службові реквізити;
• процедури обміну;
• налаштування підключення;
• журнали;
• планові завдання;
• команди повторної обробки.

Такі зміни належать до доопрацювання конфігурації BAS, тому важливо враховувати подальші оновлення та підтримку системи.

Як підготувати задачу на інтеграцію

Для першої оцінки достатньо зібрати базову інформацію.

Потрібно вказати:

1. Яку систему потрібно підключити до BAS.
2. Що саме потрібно передавати.
3. Звідки і куди рухаються дані.
4. Як зараз виконується ця робота.
5. Як часто має працювати обмін.
6. Чи є документація API.

Якщо є документація зовнішнього сервісу, її варто надати разом з описом задачі.

Після цього можна оцінити структуру даних, механізм авторизації та можливі варіанти реалізації.

Що дає автоматична інтеграція

Головна користь інтеграції — зменшення кількості ручних операцій між системами.

Це дозволяє:

• уникнути повторного введення даних;
• швидше обробляти замовлення;
• підтримувати актуальні залишки;
• скоротити кількість помилок;
• отримувати актуальні статуси;
• контролювати результат обміну;
• звільнити користувачів від повторюваної роботи.

При цьому сама інтеграція повинна бути контрольованою: користувач має розуміти, коли обмін відбувся успішно, а коли потрібне втручання.

З чого почати

Якщо частину інформації між BAS та іншою системою працівники регулярно переносять вручну, це хороший привід перевірити можливість автоматизації.

Необхідно визначити сам процес, джерело та отримувача даних, після чого підібрати найбільш надійний механізм обміну.

Детальніше про можливі варіанти можна переглянути на сторінці інтеграції BAS з API.