Розробка звітів та обробок BAS: що можна автоматизувати

У роботі з BAS часто виникають задачі, які не покриваються стандартними звітами та командами системи. Керівнику потрібна інша аналітика, бухгалтеру — додаткова друкована форма, менеджеру — масова зміна даних, а користувачам — швидке завантаження або вивантаження інформації.

У таких випадках можна розробити індивідуальний звіт або обробку BAS.

Головне — спочатку визначити, яку саме робочу задачу потрібно вирішити і який результат має отримати користувач.

Коли стандартного звіту недостатньо

Типові конфігурації BAS вже містять багато звітів, але кожна компанія має власні правила роботи та показники.

Наприклад, може знадобитися:

• інший набір колонок;
• додаткові відбори;
• групування за власною логікою;
• розрахунок показників, яких немає у стандартному звіті;
• об’єднання інформації з декількох джерел;
• окремий формат для керівника або менеджера;
• деталізація до конкретного документа або операції.

У такій ситуації не завжди потрібно змінювати весь облік. Часто достатньо створити окремий звіт під конкретну задачу.

Які звіти можна розробити

Індивідуальний звіт може використовувати дані з документів, довідників, регістрів та інших об’єктів BAS.

Наприклад:

• продажі за період;
• залишки товарів;
• резерви;
• закупівлі;
• взаєморозрахунки;
• рух грошових коштів;
• виконання замовлень;
• показники роботи менеджерів;
• порівняння планових та фактичних даних;
• аналітика за клієнтами або постачальниками.

Конкретна структура залежить від того, які дані вже зберігаються в системі.

Відбори та групування

Хороший звіт має не тільки показувати інформацію, а й дозволяти швидко знайти потрібний зріз.

Можна передбачити відбори за:

• періодом;
• організацією;
• підрозділом;
• складом;
• номенклатурою;
• контрагентом;
• менеджером;
• статусом документа;
• іншими реквізитами.

Також можна налаштувати групування та підсумки.

Наприклад, один і той самий звіт може показувати інформацію спочатку за менеджерами, потім за клієнтами та документами.

Друковані форми

Окремий вид задач — створення або зміна друкованих форм.

Компанії часто використовують власні:

• рахунки;
• накладні;
• акти;
• замовлення;
• внутрішні документи;
• форми для клієнтів або постачальників.

У друкованій формі можна:

• змінити розташування реквізитів;
• додати потрібні дані;
• приховати зайву інформацію;
• вивести додаткові таблиці;
• реалізувати власні правила заповнення.

Перед розробкою важливо мати приклад бажаного результату або опис структури документа.

Масові обробки

Якщо користувачу потрібно змінити десятки або сотні об’єктів, ручна робота стає незручною.

Для цього можна створити обробку, яка виконує операцію одразу для групи даних.

Наприклад:

• змінює реквізит у вибраних документах;
• заповнює відсутні дані;
• створює документи;
• перераховує показники;
• перевіряє інформацію;
• встановлює статуси;
• виконує іншу повторювану дію.

Такі механізми потребують особливої уваги до перевірок, тому що одна команда може змінити великий обсяг інформації.

Завантаження даних у BAS

Часто інформація надходить із зовнішніх файлів.

Це можуть бути:

• Excel;
• CSV;
• XML;
• JSON;
• DBF;
• інші структуровані формати.

Обробка завантаження може:

1. прочитати файл;
2. перевірити структуру;
3. знайти відповідні об’єкти BAS;
4. показати користувачу попередній результат;
5. створити або оновити дані;
6. зафіксувати помилки.

Не варто одразу записувати дані без перевірки, особливо якщо файл надходить від зовнішньої системи.

Вивантаження даних

Зворотна задача — підготувати інформацію з BAS для іншої системи або користувача.

Наприклад:

• прайс;
• залишки;
• список замовлень;
• дані для сайту;
• інформацію для партнера;
• звіт у заданому форматі;
• файл для подальшої обробки.

Формат вивантаження потрібно погоджувати з отримувачем даних.

Якщо обмін має виконуватися регулярно і зовнішній сервіс підтримує API, іноді краще реалізувати інтеграцію BAS з API, а не постійно працювати з файлами вручну.

Обробка великої кількості документів

Ще один поширений сценарій — автоматизація операцій над документами.

Наприклад, потрібно:

• знайти документи за умовою;
• перевірити їх стан;
• змінити певні реквізити;
• сформувати пов’язані документи;
• виконати послідовність перевірок;
• вивести користувачу результат.

У такій задачі важливо передбачити можливість контролю.

Користувач має розуміти:

• які об’єкти буде змінено;
• які операції виконані;
• де виникла помилка;
• що не було оброблено.

Чи завжди потрібно створювати новий звіт

Ні.

Перед розробкою варто перевірити стандартні можливості BAS.

Іноді задача вирішується за допомогою:

• додаткового відбору;
• зміни варіанта звіту;
• іншого групування;
• налаштування полів;
• збереження власного варіанта.

Якщо стандартний механізм дає потрібний результат, немає сенсу створювати окрему розробку.

Це той самий принцип, що й при доопрацюванні конфігурації BAS: спочатку використовуємо стандартні можливості, а програмування додаємо тільки там, де вони дійсно необхідні.

Як підготувати завдання на звіт

Для першої оцінки бажано описати:

1. Який результат потрібно отримати.
2. Які колонки мають бути у звіті.
3. Які відбори потрібні.
4. За якими даними потрібно групувати інформацію.
5. Звідки беруться вихідні дані.
6. Чи потрібні підсумки або розрахункові показники.
7. Приклад бажаного вигляду.

Якщо зараз звіт ведеться в Excel, сам файл може бути хорошим прикладом майбутнього результату.

Як підготувати завдання на обробку

Для обробки важливо описати не тільки результат, а й порядок дій.

Наприклад:

1. Користувач вибирає період.
2. Система знаходить документи.
3. Перевіряє умови.
4. Показує список.
5. Користувач підтверджує операцію.
6. Обробка виконує зміни.
7. Результат виводиться у повідомлення або таблицю.

Такий опис дозволяє зрозуміти, які перевірки та елементи керування потрібні.

Безпека масових операцій

Будь-яка обробка, яка змінює великий обсяг даних, повинна бути контрольованою.

Залежно від задачі корисно передбачити:

• попередній перегляд;
• відбір об’єктів;
• підтвердження запуску;
• журнал результатів;
• повідомлення про помилки;
• можливість повторної обробки.

Особливо важливо перевіряти такі механізми на тестових даних перед запуском у робочій системі.

Що дає автоматизація звітів та обробок

Правильно розроблений інструмент може значно скоротити кількість ручної роботи.

Користувач отримує можливість:

• швидше отримувати потрібну аналітику;
• не переносити дані вручну;
• обробляти великі масиви інформації;
• зменшити кількість повторюваних дій;
• контролювати результат;
• працювати з потрібним форматом даних.

При цьому важливо не створювати надмірно складний механізм там, де задачу можна вирішити простіше.

З чого почати

Якщо потрібний показник доводиться постійно збирати вручну або одна й та сама операція регулярно виконується для великої кількості даних, варто перевірити можливість автоматизації.

Для початкової оцінки достатньо описати поточний процес і показати приклад бажаного результату.

Детальніше про можливі варіанти можна переглянути на сторінці розробки звітів та обробок BAS.